Case Study Ewosoft

Vector Katowice

Wygodna i łatwa obsługa przetargów od Ewosoft

  Cel

Budowa systemu zamówień internetowych B2B dedykowanego m.in. realizacji zamówień przetargów publicznych

 Integracja

Microsoft AX
Dotpay

 Wskaźnik

{{percmaxnr}}

tysięcy produktów w ofercie

150 mld zł rocznie wynosi szacunkowa wartość polskiego rynku zamówień publicznych. To oznacza, że rozmaite instytucje publiczne – w dużej części samorządowe – powierzają prywatnym przedsiębiorcom od 6 do 10% PKB w zamian za dostarczenie im konkretnych towarów lub usług.  (1). 

Jak wygrać przetarg? Oferując produkty bardzo dobrej jakości w najniższej cenie. Przetargi, choć przy odpowiedniej strategii są intratnymi zleceniami, wiążą się jednak z szeregiem wymogów, jakie musi spełnić usługodawca, by móc w nich startować. Rozwiązania połączone z zarządzaniem i bezpieczeństwem w ramach zamówień publicznych wymagają opracowania oddzielnego systemu, który pozwoli na kompleksową obsługę zamawiających.

Pani Ania pracuje w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Podczas drukowania kolejnych zeznań podatkowych zauważyła, że została ostatnia ryza papieru do drukarki. Pod koniec swojego dnia pracy zalogowała się do systemu, gdzie może zamawiać artykuły biurowe od firmy Vector. Spośród pięciu rodzajów papieru, jakie zamówił jej pracodawca w publicznym przetargu, wybrała jeden rodzaj o odpowiedniej gramaturze. Do końca przyszłego miesiąca 10 ryz powinno wystarczyć – pomyślała. Kliknęła „Dodaj do koszyka” i zamknęła system. Chwilę później kierowniczka wydziału, w którym pracuje pani Ania, dostała powiadomienie o nowym zamówieniu. Doskonale, pracownicy zgłaszali, że potrzebują kilku drobiazgów do biura. Do zamówienia dodała potrzebne artykuły, a następnie kliknęła „Zamów”. Chwilę później automatyczną informację otrzymał Pan Krzysztof – dyrektor finansowy placówki. Po zapoznaniu się ze szczegółami zamówienia zatwierdził je. Za 24 godziny w urzędzie pojawi się kurier z produktami. Pan Krzysztof nie musi o tym informować swoich współpracowników – system do zamawiania zrobi to za niego.

Podobne sytuacje mają już miejsce w przedsiębiorstwach obsługiwanych przez firmę Vector – jednego z największych dostawców artykułów biurowych. W ciągu ostatnich 8 lat przedsiębiorstwo obsłużyło blisko 200 przetargów na kwotę 17 mln złotych. Jego klientami są m.in.: urzędy, uczelnie wyższe, spółki Skarbu Państwa, szpitale czy sądy

Ewosoft stworzył narzędzie do niskokosztowej obsługi przetargów

Firma Vector to dystrybutor artykułów związanych z funkcjonowaniem biura. Współpracując z różnymi podmiotami, a wśród nich mniejszymi komórkami (wydziały, departamenty itp.), konieczne było opracowanie rozwiązania, które obsłuży dużą liczbę użytkowników, towarów i cen. System zamawiania musi być więc wydajny, by w czasie rzeczywistym przesyłał odpowiednie informacje właściwym zalogowanym klientom.

Dzięki firmie Ewosoft wdrożono system umożliwiający przedsiębiorstwu Vector niskokosztową obsługę podmiotów w ramach zamówień publicznych. Dedykowany kanał sprzedaży B2B umożliwia zamawianie tylko tych towarów, które wskazano w przetargu po wynegocjowanych cenach (czyli według cenników przetargowych). Oprócz tego pozwala on na wielostopniowe zatwierdzenia zamówienia oraz obieg dokumentów. Jest to istotne ze względu na specyfikę podmiotów, których struktura wymusza zatwierdzanie decyzji przez kilka osób, np. na linii pracownik–kierownik–dyrektor.

Rozwiązanie przyspieszające działanie biznesu

W związku z kolejnymi procedurami przetargowymi koniecznie było wielokrotne zwiększenie szybkości działania systemu zamówień B2B. Pociągnęło to za sobą konieczność stworzenia bazy pośredniej (tzw. repliki), w której przechowywane są informacje dotyczące cen towarów oraz uprawnień użytkownika. Dane te pochodzą z systemu ERP. Samą procedurę zamówienia przeniesiono na ewosoftB2B.net Platform. W momencie zalogowania się klienta do systemu nie obciąża on swoim zapytaniem ERP.

Zalogowany użytkownik otrzymuje dostęp do towarów i ich cen wynegocjowanych w przetargu z poziomu interfejsu stworzonego przez Ewosoft. Po wykonaniu zamówienia, system oczekuje na ostateczną akceptację osoby zatwierdzającej (obieg dokumentów). W tym samym czasie produkty są już zarezerwowane (transakcyjność). Gdy zamówienie zostanie ostatecznie zatwierdzone, zostaje przyjęte do realizacji po stronie dostawcy.

 

Wielostopniowość zatwierdzenia i wydajność to najważniejsze zalety systemu do realizacji zamówień przetargowych

Korzyści nie tylko biznesowe

Rozwiązanie Ewosoftu pozwala bezpiecznie i wygodnie obsługiwać wielu użytkowników, dając im dostęp tylko do ustalonego w przetargu asortymentu. Narzędzie Ewosoftu pozwala zwiększyć wydajność systemu pod kątem technologicznym dzięki:

  • praktycznie bezstratnemu dla systemu ERP sprawdzaniu aktualnych stanów magazynowych w trybie online;
  • oddzieleniu systemu ERP od procesu składania zamówień w ramach wielostopniowego systemu akceptacji w obrębie jednego podmiotu zamawiającego.

Oprócz poprawy pracy samego systemu firma Vector otrzymała:

  • uniwersalne narzędzie, które pozwala jej brać udział we wszystkich przetargach publicznych;
  • perspektywę obsługi nieskończonej liczby przetargów i podmiotów;
  • niskokosztową obsługę klientów przetargowych;
  • funkcję obiegu dokumentów w systemie w ramach wygranego przetargu;
  • moduł wielopoziomowego zatwierdzania wraz z systemem powiadomień;
  • kanał sprzedaży dedykowany danemu podmiotowi i pozwalający wyświetlać przypisane towary po wynegocjowanych cenach na dużą skalę (kilka tysięcy użytkowników);
  • automatyzację systemu składania zamówień – system jest bezobsługowy od momentu wprowadzenia towaru do ERP do chwili wydania go;
  • nadzorowanie stanów magazynowych;
  • pilnowania transakcyjności przy złożonym modelu zatwierdzenia zamówienia.

Nasze rozwiązanie odciąża nie tylko system do zarządzania, ale również obsługę klienta

Rozwiązanie Ewosoftu umożliwiło zaspokojenie potrzeby klientów przetargowych oraz zauważalnie zwiększyło wydajność systemu. Jednocześnie narzędzie to pozwala, w obrębie jednego systemu, działać dużej liczbie podmiotów, towarów i połączonych z nimi cen przetargowych również przy skomplikowanej hierarchii zatwierdzania zamówień.

Zródło: (1) (2)

Naszym zdaniem to narzędzia muszą dopasować się do biznesu, a nie na odwrót.
Jeżeli szukasz podobnego rozwiązania.

Skontaktuj się z nami