Pani Ania pracuje w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Podczas drukowania kolejnych zeznań podatkowych zauważyła, że została ostatnia ryza papieru do drukarki. Pod koniec swojego dnia pracy zalogowała się do systemu, gdzie może zamawiać artykuły biurowe od firmy Vector. Spośród pięciu rodzajów papieru, jakie zamówił jej pracodawca w publicznym przetargu, wybrała jeden rodzaj o odpowiedniej gramaturze. Do końca przyszłego miesiąca 10 ryz powinno wystarczyć – pomyślała. Kliknęła „Dodaj do koszyka” i zamknęła system. Chwilę później kierowniczka wydziału, w którym pracuje pani Ania, dostała powiadomienie o nowym zamówieniu. Doskonale, pracownicy zgłaszali, że potrzebują kilku drobiazgów do biura. Do zamówienia dodała potrzebne artykuły, a następnie kliknęła „Zamów”. Chwilę później automatyczną informację otrzymał Pan Krzysztof – dyrektor finansowy placówki. Po zapoznaniu się ze szczegółami zamówienia zatwierdził je. Za 24 godziny w urzędzie pojawi się kurier z produktami. Pan Krzysztof nie musi o tym informować swoich współpracowników – system do zamawiania zrobi to za niego.

Podobne sytuacje mają już miejsce w przedsiębiorstwach obsługiwanych przez firmę Vector – jednego z największych dostawców artykułów biurowych. W ciągu ostatnich 8 lat przedsiębiorstwo obsłużyło blisko 200 przetargów na kwotę 17 mln złotych. Jego klientami są m.in.: urzędy, uczelnie wyższe, spółki Skarbu Państwa, szpitale czy sądy

Ewosoft stworzył narzędzie do niskokosztowej obsługi przetargów

Firma Vector to dystrybutor artykułów związanych z funkcjonowaniem biura. Współpracując z różnymi podmiotami, a wśród nich mniejszymi komórkami (wydziały, departamenty itp.), konieczne było opracowanie rozwiązania, które obsłuży dużą liczbę użytkowników, towarów i cen. System zamawiania musi być więc wydajny, by w czasie rzeczywistym przesyłał odpowiednie informacje właściwym zalogowanym klientom.

Dzięki firmie Ewosoft wdrożono system umożliwiający przedsiębiorstwu Vector niskokosztową obsługę podmiotów w ramach zamówień publicznych. Dedykowany kanał sprzedaży B2B umożliwia zamawianie tylko tych towarów, które wskazano w przetargu po wynegocjowanych cenach (czyli według cenników przetargowych). Oprócz tego pozwala on na wielostopniowe zatwierdzenia zamówienia oraz obieg dokumentów. Jest to istotne ze względu na specyfikę podmiotów, których struktura wymusza zatwierdzanie decyzji przez kilka osób, np. na linii pracownik–kierownik–dyrektor.

Rozwiązanie przyspieszające działanie biznesu

W związku z kolejnymi procedurami przetargowymi koniecznie było wielokrotne zwiększenie szybkości działania systemu zamówień B2B. Pociągnęło to za sobą konieczność stworzenia bazy pośredniej (tzw. repliki), w której przechowywane są informacje dotyczące cen towarów oraz uprawnień użytkownika. Dane te pochodzą z systemu ERP. Samą procedurę zamówienia przeniesiono na ewosoftB2B.net Platform. W momencie zalogowania się klienta do systemu nie obciąża on swoim zapytaniem ERP.

Zalogowany użytkownik otrzymuje dostęp do towarów i ich cen wynegocjowanych w przetargu z poziomu interfejsu stworzonego przez Ewosoft. Po wykonaniu zamówienia, system oczekuje na ostateczną akceptację osoby zatwierdzającej (obieg dokumentów). W tym samym czasie produkty są już zarezerwowane (transakcyjność). Gdy zamówienie zostanie ostatecznie zatwierdzone, zostaje przyjęte do realizacji po stronie dostawcy.